はじめに:
先日、ある社長から相談を受けました。「うちの会議では、いつも同じメンバーばかりが発言して、他のスタッフはほとんど口を開きません。どうすれば全員が積極的に参加してくれるでしょうか？」。現代のビジネスでは、チーム一丸となってアイデアを出し合い、課題解決に取り組むことが求められます。しかし、実際の会議の場では、発言が偏ってしまうことも少なくありません。本記事では、会議で発言しないスタッフを上手にリードし、全員参加型の活発な議論を実現するための7つの方法について探っていきます。
- コーチングの基本は、相手の内なる力を引き出すこと
コーチングとは、相手の内なる力を引き出し、自発的な行動変容を促すコミュニケーション技術です。スポーツの世界で生まれたコーチングは、ビジネスの現場でも広く活用されるようになりました。会議で発言しないスタッフをリードするには、まずコーチングの基本姿勢である「相手の力を信じ、引き出す」ことが重要です。
- 会議前の個別対話で、意見を引き出す
会議の場で急に発言を求めても、普段発言しない人にとっては難しいものです。事前に個別に話をして、意見を聞いておくと良いでしょう。「会議では○○についても議論したいと思っているんだけど、あなたの考えを聞かせてもらえませんか？」と、具体的なテーマを示して意見を求めます。そうすることで、会議の場でも発言しやすくなります。
- 発言しやすい雰囲気づくりを心がける
会議の冒頭で、「今日は全員の意見を聞きたいと思います」と一言添えるだけで、発言しづらい人も安心して口を開きやすくなります。また、発言には必ず肯定的なフィードバックを返すことを忘れずに。「いいアイデアだね」「なるほど、そういう視点があったのか」と反応することで、発言が促進されていきます。
- 役割を与えて、発言の機会を作る
「○○さんは××について詳しいから、ぜひ意見を聞かせてほしい」と、得意分野について発言を求めるのも効果的です。「今日のホワイトボード係をお願いできますか？」と役割を与えるのもよいでしょう。自分の居場所があると感じることで、会議への参加意識が高まります。
5.「沈黙は金」の価値を再認識する
発言がない時間を恐れる必要はありません。沈黙は、考えをまとめるための大切な時間です。誰かが口を開くまでじっと待つ、沈黙に耐える強さを持つことが、リーダーには求められます。沈黙の後に出る意見は、しばしば会議の核心を突くものであるからです。
- アイデアを文字に書いて共有する
付箋やホワイトボードに、各自の意見を書いてもらうのも一案です。口頭で発言することへのハードルが高い人も、書くことで考えを整理し、表現しやすくなります。付箋を模造紙に貼ったり、ホワイトボードの意見をまとめたりしながら、議論を深めていくことができるでしょう。
- 会議後のフォローを忘れずに
会議終了後は、発言した人、しなかった人も含めて、一人一人への労いの言葉を忘れずに。「今日は意見を言ってくれてありがとう」「聞く姿勢も大切だね」と、発言の有無に関わらず、会議に参加したこと自体を評価しましょう。そうすることで、次の会議への積極的な参加につながっていくはずです。
結論:
会議で発言しないスタッフをリードするには、コーチングの視点を持つことが何より大切です。スタッフの可能性を信じ、個々の特性に合わせて働きかけることで、徐々に自発的な発言が引き出されるはずです。マイクロマネジメント式の細かい指示ではなく、適度な期待と心理的安全性を与えながら、サポート役に回ることが求められます。それこそが、会議の生産性を高め、メンバー全員の力を最大限に活かすリーダーシップと言えるでしょう。ぜひ、今日ご紹介した7つの方法を実践する中で、あなた自身のコーチングスキルを磨いていってください。チーム全員の力を引き出せるリーダーへの第一歩を、踏み出してみませんか。
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