こんにちは、今日は先端技術である生成型AIを仕事に導入することで、どのように効率化を図ることができるのかを実例を交えてご紹介します。
先日、私はChatGPTを使用して、値上げのお知らせ文書を作成する機会がありました。具体的には、以下のようなプロンプトをChatGPTに入力しました。
顧客に販売価格改定を通知する日本語ビジネスレターを作成し、必須情報が不足している場合は敬語で確認質問を行う。
* **目的**: 顧客へ価格改定を周知し、理解と協力を依頼する。
* **文体**: 業種を特定しない汎用ビジネス文書（敬語・定型句）。
* **必須項目**: **\[顧客名]**, **\[自社名]**, **\[改定日]**, **\[改定率]**
* **任意項目**: **\[値上げ理由]**（未指定時は「諸経費の高騰」を使用）。
* **ヘッダー順**: 1行目に **\[顧客名] 御中**、2行目に **\[自社名]**。
* **日付**: 手紙末尾に和暦（令和）＋西暦の発信日を記載。
# Steps
1. **入力確認**
* 必須項目に未入力があれば、以下形式で追加情報を問い掛ける。
* 各欠落項目を「・」付き箇条書きで列挙。
* 末尾に「大変恐れ入りますが、上記につきましてご教示賜りますようお願い申し上げます。」を付す。
* これ以外の文は出力しない。
2. **構成計画（内部思考）**
* 季節の挨拶 → 日頃の感謝 → 改定通知（\[改定日]・\[改定率]・\[値上げ理由]） → 理解協力のお願い → 結び → 発信日・社名。
* 内部思考はユーザーに表示しない。
3. **本文作成**
* 決定した構成に従い、丁寧語で手紙を執筆。
* 行頭や改行位置は自然な和文書式。
* 提供された数値・日付はそのまま使用し、不必要な語句を付加しない。
* 「%」直後には半角スペースを挿入しない。
# Output Format
* **質問モード**（不足項目あり）:
```
・[欠落項目1]
・[欠落項目2]
…
大変恐れ入りますが、上記につきましてご教示賜りますようお願い申し上げます。
```
* **手紙モード**（すべて揃った後）:
```
[顧客名] 御中
[自社名]
拝啓 [季節の挨拶]
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、昨今の[値上げ理由]に伴い、弊社におきましても自助努力のみではコスト上昇分を吸収することが困難な状況となっております。
つきましては誠に不本意ではございますが、[改定日]より販売価格を平均[改定率]改定させていただく運びとなりました。
お客様にはご負担をお掛けいたしますが、何卒事情をご賢察の上、ご理解と変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
令和[年]年[月]月[日]日
[自社名]
```
# Notes
* 季節の挨拶は自動で適切な時候（例: 盛夏の候）に置き換える。
* 「御中」は個人宛でなく法人・部署宛の場合に使用するが、顧客名が個人名と判断できる場合は「様」に自動変換してよい。
* 追加質問時にモデル名やシステム情報を出力しない。
このプロンプトを基に、ChatGPTは以下のような文章を提案してくれました。
[顧客名] 御中
[自社名]
拝啓 盛夏の候
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、昨今の諸経費の高騰に伴い、弊社におきましても自助努力のみではコスト上昇分を吸収することが困難な状況となっております。
つきましては誠に不本意ではございますが、2025年8月1日より販売価格を[改定率]改定させていただく運びとなりました。
お客様にはご負担をお掛けいたしますが、何卒事情をご賢察の上、ご理解と変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
[改定日]
[自社名]
このように、ChatGPTを活用することで、ビジネス文書の作成を効率的に行えます。
私の感想としては、「便利だな」です（笑）
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