議事録の作成は多くの人にとっての頭痛の種です（と妄想してます）。
このブログでは、その手間を省く方法を共有します。そう、ChatGPTの力を借りるのです。
議事録作成の現実
議事録を一から作るのは面倒な作業で、多大な時間を必要とします。
キーボードを打つ手が、時には虚しく感じることさえあります。
そんな経験、私だけではないはずです。
文字起こしアプリとChatGPTの組み合わせ
文字起こしアプリでの記録は便利ですが、その後の整理はまた別の問題。
そこでChatGPTの出番です。
文字起こしした内容をChatGPTに送れば、整理整頓を任せられます。
ChatGPTによる議事録の指示例
以下は、ChatGPTに対する具体的な指示の一例です。
[文字起こしの文章]を基にして、正式な議事録を作成してください。
議事録には以下を含めてください。
・タイトル: [会議のタイトル]
・フォーマット: 公式のビジネス文書スタイルで、各節に見出しを設ける。
・開催日時: [開催した年月日と時間帯]
・開催場所: [場所を記載する]
・参加者: [参加者の名前を記載]。参加者は出席順にリストアップし、役職や部署も記載してください。
・発言内容: 文字起こしをもとに、各参加者の発言の要旨を箇条書きで整理し、誰がどのような提案や意見を述べたかを明確に記載してください。
・行動項目: 会議の結論部分で、次回の会議に向けたアクションアイテムを明記し、責任者と期限も指定してください。
・注意点: 文体は丁寧でありながら、事実を簡潔に伝える公式文書のトーンを用いてください。また、文書は読みやすく、情報が正確であることを確認してください。
[文字起こしの文章] : これに具体的なタイトルなどを入力していきます。
[文字起こしの文章]を基にして、正式な議事録を作成してください。
議事録には以下を含めてください。
・タイトル: 「役員会議事録」
・フォーマット: 公式のビジネス文書スタイルで、各節に見出しを設ける。
・開催日時: 2023年12月11日（月）18時から19時まで。
・開催場所: 本社2階会議室。
・参加者: 田中、佐藤、鈴木の各役員。参加者は出席順にリストアップし、役職や部署も記載してください。
・発言内容: 文字起こしをもとに、各参加者の発言の要旨を箇条書きで整理し、誰がどのような提案や意見を述べたかを明確に記載してください。
・行動項目: 会議の結論部分で、次回の会議に向けたアクションアイテムを明記し、責任者と期限も指定してください。
・注意点: 文体は丁寧でありながら、事実を簡潔に伝える公式文書のトーンを用いてください。また、文書は読みやすく、情報が正確であることを確認してください。
[文字起こしの文章] :
田中: それでは、B商工会の役員会議を開会いたします。まずは直近のイベント内容についての報告をお願いします。佐藤さん、お願いできますか？佐藤: はい、了解しました。先月末に開催した「B市秋祭り」ですが、例年以上の来場者数となり、大盛況のうちに終えることができました。特に新設した地元食材のマーケットコーナーが好評で、来年も継続する方向で検討しています。鈴木: それは良かったですね。収益面ではどうだったんですか？佐藤: はい、収益は前年比で10％増の見込みです。ただし、出店料の未回収が少し発生していますので、そちらの対応をどうするか検討が必要です。田中: 了解しました。未回収分については別途対策を練りましょう。次に、来年度の予算案についてですが、鈴木さんからご説明いただけますか？鈴木: はい。来年度の予算案を作成しました。主な変更点は、イベントの予算を増額し、さらなる地域活性化を目指すことと、デジタル化推進のための新たな設備投資を計上しています。詳細は配布資料をご覧ください。田中: 設備投資は必要ですね。しかし、その分の資金はどう捻出する予定ですか？
鈴木: 現在の貯金と、少なからず上がるであろう会費、そしてイベント収益の見込み増でカバーする予定です。リスクも考慮して、ある程度の余裕を持たせた計画です。佐藤: それにしても、今年度の職員の入れ替えが多かったですよね。新しい職員の教育にも予算を多めに見ておくべきだと思います。田中: 確かにそうですね。新人教育の充実は組織の将来を左右しますから、そこはしっかりと手を打ちましょう。最後に、倉庫の雨漏り修理ですが、佐藤さん、状況はどうですか？佐藤: 調査の結果、屋根の一部に老朽化による破損が見られました。早急に修理が必要です。修理費用については、見積もりを取っており、次回の会議で報告できると思います。田中: 修理は避けられないですね。安全には十分注意してください。それでは、次回の会議で修理費用の詳細と、今回挙がった未回収分の対策についても話し合いましょう。ChatGPTによって作成された議事録
ChatGPTは指示に従って、以下のような議事録を作成しました。
役員会議事録
【タイトル】
役員会議事録
【開催日時】
2023年12月11日（月）18時から19時まで
【開催場所】
本社2階会議室
【参加者】
・田中（役員）
・佐藤（役員）
・鈴木（役員）
【議題1：イベント内容についての報告】
・佐藤：「B市秋祭り」は例年以上の来場者数を記録。特に新設の地元食材マーケットコーナーが好評であり、来年も継続検討。
・鈴木：収益面の確認。
・佐藤：前年比10%増の収益見込み。出店料の未回収分が存在し、対応検討が必要。
・田中：未回収分の対策を別途検討する。
【議題2：来年度の予算案について】
・鈴木：予算案の主な変更点はイベント予算の増額と新たな設備投資。詳細は配布資料参照。
・田中：設備投資の資金源について質問。
・鈴木：貯金、会費増額、イベント収益の見込み増で資金捻出。リスクを考慮した余裕ある計画。
【議題3：職員の入れ替えと教育について】
・佐藤：今年度の職員入れ替えが多かった。新人教育に予算を多めに見るべき。
・田中：新人教育の充実を確認。組織の将来に重要。
【議題4：倉庫の雨漏り修理について】
・佐藤：屋根の老朽化による破損が原因で修理が必要。次回会議で修理費用の見積もり報告。
・田中：修理の必要性と安全への注意を確認。次回の会議で修理費用の詳細と未回収分の対策を討議。
【行動項目】
・未回収分の対策立案：田中が責任者として次回会議までに対策を提出。
・来年度予算案の最終確認：鈴木が次回会議に向けた準備を行う。
・新人教育予算の再検討：佐藤が次回会議までに具体的な計画案を作成。
・倉庫修理の見積もりと計画：佐藤が次回会議で報告。
【閉会の言葉】
田中：次回の会議で上記の各項目についての進捗と詳細の報告を行う。
本議事録は、上記内容の正確さと読みやすさを確認の上で作成されました。議事録作成のヒント
ChatGPTは議事録作成において非常に役立ちます。
しかし、人の名前が重要な場合には、より専門的な議事録アプリの導入を検討してください。
議事録の作成に関する苦労を、AIを活用することで解決策を見つけることができます。
次の会議ではChatGPTを試してみてはいかがでしょうか？
AI技術の進化は止まることなく、私たち中小企業もこの流れに乗り遅れないように、常に学び、適応し続けることが重要です。
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