「また会議か…」。社員の誰かが、そう心のなかで呟いているかもしれません。何を隠そう、かつての私もそうでした。専務として業績改善に躍起になっていた頃、来る日も来る日も会議を開いていました。しかし、今思えばそのほとんどが、ただ集まって話すだけの「おしゃべり会」でした。参加者の時給を合計すれば、一体いくらのコストになるのか。考えるだけで恐ろしくなります。売上を生まないどころか、会社の体力を確実に奪っていく。そんな会議が、あなたの会社でも「慣習」になってはいないでしょうか。長いだけで何も決まらない会議は、社員の貴重な時間とやる気を奪う、最も罪深いコストだと、私は自身の失敗から痛感しています。
会議が「時間の無駄」になる3大原因
なぜ、会議はかくも簡単に「時間の無駄」と化してしまうのでしょうか。私の経験上、その原因は大きく3つに集約されます。一つ目は「ゴールが曖昧」なこと。「情報共有」という名の、ただの報告会になってしまい、結局「で、何を決めるんだっけ？」となる。二つ目は「準備不足」。アジェンダも資料もなく、その場で考え始める。これでは議論が発散するだけです。そして三つ目が、最も根深い「心理的な問題」です。社長や役員の顔色をうかがうだけの時間になったり、声の大きい人の意見ばかりが通ったりする。かつての私も、部からの報告に対して重箱の隅をつつくような指摘を繰り返し、自由な発言の芽を摘んでいました。会社を良くしたいという想いが空回りし、社員を萎縮させていたのです。
明日からできる！「決まる会議」に変える5つの黄金ルール
しかし、絶望する必要はありません。いくつかのシンプルなルールを導入するだけで、会議は劇的に変わります。
まず「会議の目的とゴールを事前に共有する」。これは絶対です。
次に「アジェンダと資料は前日までに展開する」。参加者は目を通しておくことを義務化します。
三つ目は「ファシリテーターを立てる」。議長とは別に、議論を交通整理する役割です。
四つ目は「時間を厳守する」。タイマーをセットし、時間内に必ず結論を出します。そして最後に、最も大切なのが「何を言っても人格攻撃されない『場』を作る」こと。これは経営者の覚悟が試されます。異論や反論こそ宝です。これらを徹底するだけで、会議は「決めるための場」へと生まれ変わります。それは会社の生産性を上げるだけでなく、社員一人ひとりが主体的に経営に参加する文化を育む、はじめの一歩となるのです。
うちの会議は大丈夫か？と不安になった社長が、まず相談する場所
ビジネスコーチ大本から、今日の質問です。
▼ もし会議の時間を半分にできたとしたら、あなたの会社の社員は、その空いた時間でどんな新しい価値を生み出してくれるでしょうか？
[サムネールは ChatGPT で作成しました。]
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