はじめに
ある日、知らない人から「ぜひ取材させてください」というメールが届いた。
悪い気はしない。しかし、なんとなく引っかかる。文面はそれらしいが、送り主に覚えがない。会社名も聞いたことがない。よく読むと、なんだかテンプレートのような書き方で、こちらの事業内容に対する具体的な言及がない。
こういうメール、経営者なら一度は受け取ったことがあるのではないだろうか。
「取材」と言いつつ、実態は高額な広告掲載の営業だった。「表彰します」と言いつつ、受賞には費用がかかる仕組みだった。こうしたメールは、残念ながら珍しくない。
これまでは、こうしたメールが届くたびに、会社名を検索し、住所を調べ、代表者名を確認し、過去の評判を探し……と、それなりの時間をかけて「怪しいかどうか」を判断していた方も多いだろう。しかし今は、もっと簡単な方法がある。
なぜこの問題が起きるのか
中小企業の社長宛てには、実にさまざまなメールが届く。取引先からの連絡、顧客からの問い合わせ、そして正体がよくわからない営業メール。問題は、この「正体がよくわからないメール」の判断に意外と時間がかかることだ。
怪しいと感じても、「もし本当にメディアの取材だったら断るのはもったいない」「ちゃんとした話かもしれない」と思うと、無視するわけにもいかない。結果として、会社名を検索し、ホームページを確認し、口コミを調べ、場合によっては知人に聞いてみる。この一連の作業に、15分、20分と時間を使ってしまう。
そして調べた結果、やはり営業メールだったとわかると、費やした時間がそのまま無駄になる。こうした「判断のためのコスト」は、1通あたりは小さくても、積み重なると経営者の時間を確実に圧迫する。
経営者の時間は、最も融通のきかない経営資源だ。借りることも、貯めておくこともできない。その貴重な時間を、怪しいメールの真偽確認に使うのは、あまりにもったいない。
生成AIに「丸ごと聞く」という方法
今回お伝えしたいのは、とてもシンプルな方法だ。
届いたメールの本文をそのまま全文コピーして、生成AIに貼り付ける。そして、「このメールは営業メール？ 怪しくない？」と聞く。これだけでいい。
実際にやってみた話をしよう。ある日届いた「取材させてください」という件名のメール。送り主に心当たりがなく、文面もどこか定型的で違和感があった。そこで、メール全文をコピーして、Gensparkという生成AIサービスに貼り付けて聞いてみた。
返ってきた答えは、「限りなく黒に近いグレー」。
生成AIは、メールの文面のパターン、使われている表現の特徴、よくある営業メールとの類似性などを総合的に分析して、このような判断を返してくれる。もちろん、AIの判断が100％正確というわけではない。しかし、「ちょっと怪しいな」と感じたときのセカンドオピニオンとしては、十分に役立つ。
ポイントは、メールの一部ではなく「全文を丸ごと」貼り付けることだ。件名だけ、差出人だけでは判断材料が足りない。本文に含まれる表現の不自然さ、誘導の仕方、具体性の欠如などを、AIは文脈全体から読み取る。だから、全文をそのまま渡したほうがいい。
従来のやり方との違い
従来の確認作業を振り返ってみよう。
会社名で検索する。住所をGoogleマップで調べる。ホームページがあるかどうか確認する。あったとしても、本当に実態がある会社かどうかまではわからない。口コミサイトや掲示板を調べる。場合によっては、知り合いの経営者に「こういうの来た？」と聞いてみる。
これら一連の作業に、早くても10分、慎重にやれば30分近くかかることもある。しかも、調べた結果「やっぱり怪しい」という結論になることがほとんどだ。
生成AIを使えば、この作業が1〜2分に短縮される。コピー、貼り付け、質問、回答の確認。それだけで、ある程度の判断がつく。完璧な判断ではなくとも、「この先、時間をかけて調べる価値があるかどうか」の見極めには十分だ。
これは、経営の言葉で言えば「診断」にあたる。いきなり対応を決めるのではなく、まず状況を把握する。生成AIは、その診断を一瞬でやってくれるツールだと考えればいい。
実務でどう使うか
具体的な使い方はとても簡単だ。
まず、怪しいと思ったメールを開いて、本文を全選択してコピーする。次に、普段使っている生成AIのサービスを開く。ChatGPT、Claude、Gemini、Genspark、Perplexityなど、どれでもかまわない。無料プランでも十分に使える。
そこに、コピーしたメール本文を貼り付けて、こう聞く。
「このメールは営業メールですか？ 怪しい点はありますか？」
これだけでいい。AIは、メールの文面を分析して、怪しいと思われるポイントを指摘してくれる。たとえば、「取材と称しているが、具体的な媒体名や掲載条件が書かれていない」「費用負担に関する説明が曖昧」「同種の営業メールのパターンと一致する」といった具合だ。
注意点としては、メール本文に自分の個人情報や機密情報が含まれている場合は、その部分を削除してから貼り付けること。生成AIは外部のサービスなので、この点だけは気をつけたい。
まとめ
生成AIは、何か特別なことに使うものだと思っている方も多い。しかし、こうした日常の「ちょっとした判断」にこそ、実は大きな力を発揮する。
怪しいメールが来たら、まず生成AIに聞いてみる。それだけで、調べものに費やしていた時間を別の仕事に回せる。1通あたり10分の節約でも、月に5通あれば50分。年間で10時間。その時間を、本来やるべき経営の仕事に使えると考えれば、試してみる価値は十分にある。
大切なのは、新しい道具を「何に使うか」ではなく、「今やっている面倒なことを、もっと簡単にできないか」という発想で眺めてみることだ。生成AIは、そういう使い方のほうが、実は一番役に立つ。
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